Paweł Goleń, blog

Plan Pracy będę specjalnie pisał w ten sposób, by podkreślić mój ironiczny stosunek do tego tworu...

Jak powstawał Plan Pracy

W pewnej chwili nadchodził Ten Dzień, w którym należało stworzyć Plan. Zwykle okazywało się, że ten plan to już trzeba było stworzyć dawno (czyli jest na wczoraj), a plan ma obejmować okres jednego roku i uwzględniać:

• Projekty,
• Zadania w ramach projektu,
• Harmonogram projektów i zadań, najlepiej z dokładnością więcej niż do jednego tygodnia,
• Przypisanie zasobów,

W tej chwili należy wyciągnąć z szafy kolorowe ciuchy, owinąć się w nie, znaleźć jakąś szklaną/kryształową kulę i rozpocząć wróżenie, bo w jakiś usystematyzowany sposób, przy takich warunkach brzegowych (dane wejściowe, czas realizacji zadania), planować nie można.

Projekty typu jak jest, jak powinno, zmienić - problemy

W mojej pracy projekty sprowadzały się w znacznej części do trzech dużych kroków:

• określić stan obecny,
• określić stan docelowy,
• określić potrzebne działania,
• wprowadzić zmiany,

To teraz kilka problemów:

• Jak określić zadania i czas wprowadzania zmian, jeśli nie wiadomo jakie te zmiany mają być?
• Jak określić potrzebne działania, jeśli nie jest znany stan docelowy oraz stan obecny?

Wbrew pozorom określenie stanu obecnego wcale nie jest zadaniem trywialnym. Wiele razy można się zdziwić jak wiele rzeczy jest całkowicie rozmytych. Nieaktualne zarządzenia i procedury, postępowanie zwyczajowe nigdzie nieopisane, różnice w opisie tego samego procesu otrzymanym od kilku różnych osób...

Określenie stanu docelowego jest jeszcze trudniejsze, ponieważ im większa i starsza organizacja, tym większa jest jej bezwładność. Każda zmiana napotyka na opór "a po co, tak jest dobrze...", "...tak działało to ostatnie 15 lat, to po co to zmieniać?". Co więcej wiele rzeczy należy ustalać z różnymi komórkami, których przed określeniem stanu obecnego często nie sposób określić(!).

Jeśli projekt dotyczy tematu znanego osobie planującej, to pewne założenia odnośnie dwóch pierwszych etapów (w szczególności odnośnie czasu ich trwania) można poczynić. Jednak nawet osoba znająca temat raczej nie określi potrzebnych działań do dojścia do stanu docelowego, bo po prostu nie wie jak ten stan docelowy ma wyglądać. Bo jeśli by wiedziała, to etap określenia stanu obecnego i określenia potrzebnych działań byłby zbędny. Już nie wspomnę o tym, że może się okazać iż:

• po określeniu stanu obecnego okaże się, że zmiany nie są potrzebne,
• po określeniu stanu docelowego okaże się, że zmiany nie są opłacalne,

Zgodnie z wymaganiami tworu zwanego Planem Pracy okazuje się jednak, że "coś trzeba napisać". Sprowadza się to do tego, że w MS Project ustawia się losowej długości zadania w taki sposób, by wypełnić cały rok w miarę równomiernie. W rzeczywistości ma to zerowe przełożenie na rzeczywiście realizowane zadania, co wyraźnie widać już po kilku tygodniach nowego roku, gdzie skrzętnie opracowywany Plan Pracy jest całkowicie nieaktualny. Jeszcze wyraźniej było to widać, gdy na końcu roku plan był realizowany mniej więcej w 50%. Pojawiało się też wiele zadań do wykonania "w trybie pilnym", które pierwotnie w planie ujęte nie były...

Jak ja to widzę...

I tu się zaczyna moja radosna twórczość nie poparta żadnym bardziej lub mniej ekskluzywnym papierkiem poświadczającym moje zaawansowane zdolności w planowaniu i zarządzaniu...

Preferuję inne podejście. Przede wszystkim okres roku to długi czas, wolę planować zadania na krótszy czas, powiedzmy trzech miesięcy (kwartał to też fajna jednostka czasu). Na początku określam grupę zadań na określony czas, który może być nawet tym całym rokiem. Różnych zadań, i tych, które muszą być zrobione i tych, które są po prostu na zasadzie "fajnie by było...". Pomysłom tym można dodać kilka atrybutów, na przykład:

• Czy musi być zrealizowane?
• Do kiedy powinno być zrealizowane? Do kiedy zrealizowane być MUSI?
• Kiedy można zacząć?
• Jaki jest z tego zysk?
• Co się stanie, jeśli temat zrealizowany nie będzie?
• Ile może zająć?

Takie podejście pozwala w miarę wymierny sposób ustawić poszczególne tematy w czasie (dla tych, które w określonym czasie wykonane być muszą), a także posortować pozostałe zadania od tych najbardziej istotnych, do tych, które bez szkody można pominąć.

Kolejnym krokiem może być wstępna analiza poszczególnych tematów i powolne doprecyzowanie planów. Wtedy można planować dokładniej, czyli właśnie zakładać jakiś harmonogram... Ważne jest też obserwowanie zmian i dostrzeganie ich wpływu na zaplanowane działania. Muszę przyznać, że jestem dość zachowawczy i z reguły zostawiam sobie spory margines bezpieczeństwa. Z jednej strony może to oznaczać, że jestem mniej produktywny, ale... planując na krótszy okres czasu zawsze mogę zabrać się w "odzyskanym" czasie za kolejne zadanie. Być może teraz mając więcej czasu jakieś zadanie, które pierwotnie "wyleciało" będzie opłacało się zrobić?

Zdaję sobie jednak sprawę, że podejścia, które przedstawiłem wyżej, nie można stosować w przypadku dużej organizacji, gdzie wiele decyzji podejmowanych jest na cały nadchodzący rok, choćby słynne Budżetowanie. Przykłady przedstawione przeze mnie są celowo przejaskrawione, choć sposób tworzenia Planu Pracy na prawdę uważam za absurdalny, a stworzony w ten sposób Plan uważam za czystą fikcję.

Bo ja tak wolę...

Osobiście wolę proste, krótkie zadania. Łatwiej wówczas poszczególne tematy ogarnąć. Innymi słowy wolę więcej małych projektów, niż jeden wielki projekt, nawet jeśli na wyjściu otrzymywany produkt jest ten sam. I wolę planować w krótszej perspektywie.

Planowanie i analizowanie wolę realizować na solidnych podstawach. Gdy zastanawiałem się jaki samochód kupić analizowałem wiele czynników, między innymi:

• stratę wartości samochodu w czasie (różne marki mają różną krzywą),
• oczekiwane koszty serwisowe w okresie czasu planowanego użytkowania samochodu,
• koszty leasingu,
• koszty ubezpieczenia,
• "wartość dodaną" (o tym kiedy indziej),

Podjęcie decyzji zajęło mi więcej niż 8 godzin, ale mam wewnętrzne przeświadczenie, że decyzja (i plan na kilka najbliższych lat odnośnie użytkowania tego samochodu i gospodarowania pieniędzmi) jest przemyślana...